Gebruik is er al
In veel organisaties gebruiken medewerkers AI-tools om teksten te schrijven, samen te vatten of te vertalen. Vaak gebeurt dat met persoonlijke accounts, buiten het zicht van ICT. Een verbod werkt in de praktijk zelden. Een helder beleid dat aangeeft wat wel kan, met welke tools en onder welke voorwaarden, werkt beter.
Wat staat er in een AI-beleid?
Houd het beleid kort en concreet, zodat medewerkers het ook echt lezen.
- Welke AI-tools zijn goedgekeurd, en met welk account ze worden gebruikt.
- Welke gegevens nooit in een AI-tool mogen, zoals persoonsgegevens van klanten, medische gegevens of vertrouwelijke contracten, tenzij de tool daarvoor is goedgekeurd.
- Dat de gebruiker verantwoordelijk blijft voor het resultaat en uitkomsten controleert.
- Wanneer u vermeldt dat AI is gebruikt, bijvoorbeeld richting klanten.
- Bij wie medewerkers terechtkunnen met vragen of het melden van een incident.
Zakelijke tools en Microsoft 365 Copilot
Bij zakelijke versies van AI-tools gelden andere voorwaarden dan bij gratis consumentenversies, bijvoorbeeld over het gebruik van ingevoerde gegevens. Microsoft 365 Copilot werkt binnen uw tenant en ziet alleen wat de gebruiker ook mag zien. Dat maakt rechtenbeheer belangrijk: staat een map met salarisgegevens open voor iedereen, dan kan Copilot de inhoud ook aan iedereen tonen. Ruim te ruime deelrechten op voordat u Copilot breed uitrolt en gebruik vertrouwelijkheidslabels.
AI-geletterdheid
De Europese AI-verordening verplicht organisaties ervoor te zorgen dat medewerkers die AI gebruiken voldoende kennis hebben. Combineer het beleid daarom met een korte training. Laat zien hoe AI-tools fouten kunnen maken, waarom gevoelige gegevens er niet in horen en hoe je resultaten controleert. Leg vast wie de training heeft gevolgd.
Houd het beleid levend
AI-tools veranderen snel. Plan een vaste evaluatie, bijvoorbeeld elk halfjaar, en wijs een eigenaar aan. Gebruik de vragen en meldingen van medewerkers als input. Een beleid dat aansluit op de praktijk, wordt beter nageleefd dan een uitgebreid document dat na een jaar niemand meer kent.