Gedeelde verantwoordelijkheid
Microsoft is verantwoordelijk voor de infrastructuur: datacenters, redundantie en beschikbaarheid van de dienst. Uw organisatie blijft verantwoordelijk voor de gegevens zelf en voor wie er toegang toe heeft. Als een medewerker per ongeluk een map verwijdert, een aanvaller mailboxen leegmaakt of ransomware bestanden in OneDrive versleutelt, is dat niet iets wat Microsoft namens u herstelt.
Wat er standaard is
Microsoft 365 bevat een aantal ingebouwde vangnetten. Ze zijn nuttig, maar het zijn geen volwaardige back-ups.
- Prullenbakken in SharePoint en OneDrive bewaren verwijderde items een beperkte tijd.
- Verwijderde mail kan gedurende een beperkte periode worden teruggezet.
- Versiegeschiedenis in SharePoint en OneDrive maakt het mogelijk een eerdere versie van een bestand terug te zetten.
- Met bewaarbeleid in Microsoft Purview bewaart u gegevens langer, bijvoorbeeld voor compliance.
De beperkingen
Deze voorzieningen hebben vaste of instelbare termijnen en zijn bedoeld voor losse herstelacties, niet voor het snel terugzetten van een complete omgeving. Bewaarbeleid is gemaakt om gegevens vast te houden voor compliance, niet om ze eenvoudig terug te zetten na een aanval. Bovendien staan ze in dezelfde omgeving als uw gegevens: wie beheerrechten heeft, kan ze vaak ook aanpassen.
Een aparte back-up
Een aparte back-up van Exchange Online, SharePoint, OneDrive en Teams maakt herstel naar een willekeurig moment mogelijk, ook voor grote hoeveelheden gegevens tegelijk. Microsoft biedt hiervoor zelf Microsoft 365 Backup aan en er zijn diverse externe leveranciers. Let bij de keuze op de bewaartermijn, de hersteltijd voor grote hoeveelheden data, de opslaglocatie en of de back-up beschermd is tegen verwijdering door een beheerder.
Maak een bewuste keuze
Bepaal welk gegevensverlies acceptabel is en hoe snel u na een incident weer moet kunnen werken. Vergelijk dat met wat de ingebouwde voorzieningen bieden. Kiest u bewust voor geen aparte back-up, leg dan vast waarom en welk risico u accepteert. Test in beide gevallen hoe herstel in de praktijk verloopt.